Klachtenregeling
Algemeen
Als onderdeel van het incidentenbeleid wordt een onderscheid gemaakt in een “klachtenbeleid” conform de statuten van het Fonds en een klacht ten gevolge van een foute handeling in de pensioenadministratie en het pensioenbeheer als uitgevoerd door de verwerker, zijnde Achmea Pensioen Services”.
In de onderstaande regeling gaan wij onder 1) in op de klachten t.a.v. door het Bestuur genomen maatregelen c.q. besluiten. Voor eventuele klachten n.a.v. administratieve handelingen of “datalekken” is i.s.m. APS een aparte procedure beschreven onder 2) procedure i.v.m. klachten tegen bestuursbesluiten.
Deze regeling stelt belanghebbenden in staat een klacht in te dienen tegen één of meerdere besluiten van het bestuur van Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland of een van haar uitvoeringsorganisaties, voorzover deze besluiten niet bekrachtigd zijn door de deelnemersvergadering. Als belanghebbenden worden beschouwd deelnemers en gewezen deelnemers. Deze klachtenregeling is een uitwerking van artikel 19, lid 1 van de statuten van Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland.
Artikel 1 Definities
- Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland:
de Stichting die de pensioentoezegging, zoals vastgelegd in de pensioenregeling, uitvoert voor deelnemers en gewezen deelnemers in het Pensioenfonds van Deutsche Bank Nederland, hierna: het Pensioenfonds; - Deutsche Bank Nederland: Deutsche Bank AG, Amsterdam Branch, D.W.S. Amsterdam Branch, de werkgever, als pensioentoezeggende organisaties;
- Uitvoeringsorganisatie: de afdelingen van Deutsche Bank AG, Amsterdam Branch die de pensioenregeling uitvoeren evenals de door deze afdelingen ingeschakelde adviseurs of derden zoals Achmea Pensioen Services;
- Pensioenregeling: de pensioentoezegging, zoals vastgelegd in het pensioenreglement van het Pensioenfonds;
- Bestuur: het bestuur van het Pensioenfonds, zoals bedoeld in de statuten van Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland.
Artikel 2 Indienen klacht
De klacht moet schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van het Pensioenfonds. Het Pensioenfonds houdt kantoor op De Entree 195, 1101 HE Amsterdam Zuidoost. Het bestuursbureau van het Pensioenfonds is voor overleg bereikbaar onder nummer 020-5554448. De service afdeling onder 013-4623543) of per e-mail PensioenfondsDBN@achmea.nl.
De secretaris dient de klacht onverwijld te melden aan de “compliance officer” van het Pensioenfonds.
Artikel 3 Formele vereisten van de klacht
De klacht dient de volgende gegevens te bevatten:
- Naam, adres, woonplaats van de klager/belanghebbende;
- De datum waarop het besluit van het Pensioenfonds bekend is gemaakt aan de klager/belanghebbende;
- De datum waarop de klacht wordt ingediend;
- De motivering van de klacht, eventueel ondersteund met stukken. De klager/belanghebbende kan in zijn klacht tevens aangeven of mondelinge dan wel schriftelijke behandeling wordt gewenst;
- De klacht dient gericht te zijn op een besluit van het Bestuur betreffende een individuele deelnemer. Tegen besluiten die bekrachtigd zijn door de deelnemersvergadering kan geen klacht worden ingediend op grond van deze regeling.
Artikel 4 Motivering van de klacht
De klacht moet door de klager worden gemotiveerd. Indien de klager prijs stelt op een mondelinge toelichting, wordt deze (eventueel vergezeld door belanghebbenden of raadslieden) door het Bestuur uitgenodigd ten kantore van het Pensioenfonds. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd binnen 6 weken na dagstempel van ontvangst van de klacht. Indien geen voorkeur wordt aangegeven in de klacht, wordt in eerste instantie besloten tot schriftelijke afhandeling.
Artikel 5 Externe deskundigen
Als externe deskundigen kunnen worden gehoord:
- de adviseurs van het Pensioenfonds (actuaris, accountant of advocaat);
- onpartijdige deskundigen, indien dit naar het gezamenlijke oordeel van klager en Bestuur de belangenafweging dient en mits dit in redelijke verhouding staat tot de materiële gevolgen.
De kosten voor externe deskundigen worden in beginsel gedragen door het Pensioenfonds. Externe deskundigen die de klager zelf inhuurt worden niet vergoed door het Pensioenfonds.
Artikel 6 Termijn van behandeling
Het Bestuur streeft ernaar de klacht in behandeling te nemen binnen een termijn van 2 maanden na ontvangst. Deze termijn kan schriftelijk gemotiveerd maximaal twee maal worden verlengd met 2 maanden.
Artikel 7 Beslissing ten aanzien van de klacht
Het Bestuur zal met inachtneming van de termijn genoemd in artikel 6, een beslissing nemen ten aanzien van de klacht. Deze beslissing wordt schriftelijk gemotiveerd en ondertekend door of vanwege de voorzitter en secretaris van het Bestuur. Bij behandeling van de klacht en voorbereiding van de beslissing t.a.v. de klacht dient de compliance officer vooraf geraadpleegd te worden.
Artikel 8 Beroep
Beroep tegen een genomen beslissing, naar aanleiding van een klacht, is mogelijk door middel van de procedure als beschreven in artikel 18 lid 2 en 3 van de statuten. De klager kan zich ook wenden tot de Ombudsman pensioenen indien hij van mening is dat zijn klacht niet of onvoldoende is behandeld. Een klacht bij de Ombudsman wordt pas in behandeling genomen als eerst een klachtenprocedure is doorlopen bij het betreffende Pensioenfonds zelf. De klacht kan kosteloos worden voorgelegd aan de Ombudsman, Postbus 93560, 2509 AN Den Haag, tel. 070-333 89 00 of kijk op www.ombudsmanpensioenen.nl.
Artikel 9 Slotbepalingen
Voor werknemers en gewezen deelnemers van Deutsche Bank Nederland van wie de pensioentoezegging wordt uitgevoerd door een verzekeringsmaatschappij, wordt in geval van een klacht verwezen naar de klachtenregeling van de betreffende verzekeringsmaatschappij.
Deze regeling is vastgesteld door het Bestuur en bekend gemaakt aan de deelnemersbijeenkomst. Wijzigingen behoeven de voorafgaande goedkeuring van de deelnemersvergadering.
Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland.
Deze regeling is van kracht sinds 1 december 2012 en jaarlijks aangepast recent in 2020.